NORMA EM DESTAQUE
Desmistificando a norma ISO 14001:2004
Preparamos este artigo com o objetivo de desmistificar a norma ISO 14001:2004, sem o intuito de ensinar, porém salientar alguns pontos importantes e demonstrar a espinha dorsal da estrutura da norma e a interação de seus elementos.
Bate-Papo Inicial
Muitas organizações implantaram primeiro a norma ISO 9001 (Edições de 1987, 1994 ou recentemente versão 2000) e certificaram seu Sistema de Gestão da Qualidade e depois decidiram por implantar o SGA de acordo com a norma ISO 14001 (Edição de 1996 ou recentemente versão 2004).
Sendo assim, faz-se necessária a integração dos sistemas, a fim de que se obtenham respostas mais efetivas e apropriadas para melhorar o desempenho global da organização. A integração dos Sistemas de Gestão é importante, pois a independência entre os sistemas gera alguns problemas, entre eles:
- Elevação do custo de implantação e manutenção dos sistemas;
- Maior necessidade de recursos para que cada sistema funcione;
- Abordagem segmentada das atividades da organização – perda da visão do todo;
- Visão do sistema enquanto fim e não enquanto meio de melhorar o desempenho organizacional;
- Execução de tarefas em duplicidade;
- Conflitos entre os diferentes sistemas.
Os sistemas de gestão da qualidade, meio ambiente e da saúde e segurança no trabalho são parte integrante do sistema global de gestão da organização.
É do meio ambiente que todas as espécies vivas tiram os elementos necessários à sua sobrevivência. Os recursos naturais devem ser usados de maneira racional, causando-se o mínimo impacto possível e tomando-se os cuidados necessários para não comprometer a capacidade das gerações atuais e futuras de satisfazerem suas necessidades.
Além do mais, com o aumento da poluição e com o esgotamento de vários recursos naturais, a legislação ambiental na ampla maioria dos países do mundo vem se tornando cada vez mais exigente e restritiva, imputando a quem degrada o meio ambiente severas penalidades.
A questão ambiental, se não for tratada com a devida atenção, poderá tornar-se numa fonte de aumento de custos e perda de competitividade, pelo fato de associar-se à organização a imagem de poluidora e destrutora do meio ambiente, e, até mesmo, na inviabilização do negócio, por exemplo, pela simples cassação do direito de operar.
Um sistema de gestão integrada é aquele que trata os elementos comuns a todos os sistemas de uma forma integrada, mas respeitando-se e assegurando-se o cumprimento dos requisitos específicos e particulares de cada sistema independente.
Para efeito de integração, veremos a estrutura da norma ISO 14001, pelo fato de ser exatamente a mesma estrutura da norma OHSAS 18001 e por esta estrutura ser absolutamente compatível com a norma ISO 9001.
Vamos explorar neste momento, os 18 elementos da norma, desmistificando seu conteúdo e representando-o graficamente.
4.1 – Requisitos Gerais:
Este elemento tem como diretriz que o SGA deve ser estabelecido, documentado, implementado, mantido e melhorado continuamente, devendo definir e documentar o escopo do SGA.
Embora não seja obrigatório, tem-se estabelecido na prática um Manual do SGA para documentar o escopo e descrever os principais elementos da norma.
O escopo deve mostrar claramente a abrangência do SGA. Na ISO 9001, o importante é mostrar quais são os processos que estão cobertos pelo sistema e quais produtos estão certificados. No SGA, os processos devem ser mostrados do ponto de vista de aspectos e impactos ambientais significativos e controles.
Abrangência do SGA:
- Escopo de Endereços: definir em quais endereços o SGA deve ser aplicado (definição de "multi-site" e "multi-site homogêneo" ou certificações independentes com sede corporativa).
- Escopo de Processos: do ponto de vista ambiental, aqueles que têm grande potencial de poluição. Exemplo: queima de combustíveis, galvanoplastia, pintura, tratamento superficial, geração de resíduos, tratamento de efluente, entre outros.
- Escopo de Gestão: a norma ISO 9001 permite a exclusão de processos não aplicáveis ao negócio, já para o SGA deve-se definir se o sistema está ou não integrado com outras normas de sistema de gestão da qualidade ou sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional. Caso exista alguma empresa ou alguma área dentro do "site" não coberta pelo certificado isso deve ficar claro, lembre-se que certifica o "site todo".
- Escopo de Produtos: semelhante a ISO 9001.
4.2 – Política Ambiental:
A política define três diretrizes básicas contendo requisitos correspondentes para seu planejamento.
Prevenção da Poluição; Atendimento à Legislação e Outros Requisitos e Melhoria Contínua estes elementos se inter-relacionam:
- Podendo ser estabelecido um objetivo e meta para melhoria do controle operacional com a finalidade de redução da poluição (impacto);
- Podendo ser estabelecido um objetivo de atendimento a legislação. Cuidado se a legislação determina prazo para seu atendimento. Caso contrário, onde o prazo de atendimento já expirou deve ser aberta uma ação corretiva.
PLAN DO PDCA
4.3 - Planejamento:
4.3.1 - Aspectos Ambientais:
Normalmente, as Organizações identificam os aspectos das atividades, produtos e serviços diretos (aqueles que têm controle) e negligenciam os indiretos (aqueles que possam influenciar). Um dos aspectos indiretos importantes é a atividade de transporte, principalmente para produtos e resíduos perigosos.
Na classificação dos impactos normalmente usam-se a severidade, abrangência e freqüência (para os impactos reais) ou probabilidade (para os impactos potenciais). Independente do critério utilizado, o resíduo classe I deve ser significativo por sua natureza (causa impacto).
Todo aspecto ambiental significativo deve ter controle operacional. Os aspectos ambientais que entram no sistema são os consumos (ver 4.4.6.c) e normalmente os aspectos de saída são geração de resíduo, emissão atmosférica, geração de efluente (ver 4.4.6.c), aqueles ligados a energias e aqueles potenciais.
4.3.2 - Requisitos Legais e Outros:
Identificar as legislações e outros requisitos relacionados aos aspectos ambientais e ao SGA.
Aqui existe uma boa dica: se existe uma legislação relacionada a um aspecto ambiental, isso já deixa claro que este aspecto tem importância, portanto é significativo.
4.3.3 - Objetivos, metas e programas:
Existe uma grande confusão entre desempenho ambiental e objetivo. Normalmente as Organizações adotam indicadores para mensurar o desempenho ambiental e o mesmo para acompanhar a implementação dos programas. A grande diferença é que o objetivo é estabelecido para melhoria do desempenho ou melhoria do SGA. Para melhorar alguma coisa deve existir um planejamento, aconselha-se a ferramenta 5W 2H 1P... "P" de Payback – retorno!
DO DO PDCA
4.4 – Implementação e Operação:
4.4.1 – Recursos, Funções, Responsabilidades e Autoridades;
4.4.2 – Competência, Treinamento e Conscientização;
4.4.3 – Comunicação;
4.4.4 – Documentação;
4.4.5 – Controle de Documentos.
Estes requisitos são aqueles que dão suporte a todo sistema de gestão e interagem entre si e com todo o SGA, são os recursos necessários.
4.4.1 – Recursos, Funções, Responsabilidades e Autoridades:
Deve ser provido recurso para implantação, manutenção e melhoria do SGA.
Definir aquelas funções cuja atividade possa causar impacto ambiental significativo. Uma falha comum é definir as funções através dos cargos e esquecer aquelas funções designadas que não são cargos, como brigadista, auditor interno, operador de empilhadeira, operador de estação de tratamento de efluente e aqueles que trabalham em nome da empresa (contratado usa funções próprias, exemplo: vigilante, cozinheiro, enfermeiro, etc...) ver 4.4.6.c.
Outra grande confusão é entre responsabilidade e autoridade, ou seja, o operador da estação de tratamento de efluente tem a responsabilidade pelo controle operacional dela, mas às vezes não tem autoridade de parar a estação quando o efluente está fora dos parâmetros. O mesmo ocorre, por exemplo, com um pintor que tem responsabilidade pela emissão atmosférica da cabine, mas não pode parar a linha de pintura por falha no sistema.
4.4.2 – Competência, Treinamento e Conscientização:
Para cada elemento da norma são necessárias pessoas competentes. Embora a norma mostre claramente que este requisito está dividido em três partes, a maioria das Organizações somente dá foco ao treinamento.
A competência é o requisito de planejamento desse elemento e a empresa deve reter os registros associados e dos terceiros. Ver 4.4.6.c.
Com o treinamento normalmente não há problemas.
A conscientização não precisa ser somente por treinamento, pode ser campanhas, semana de meio ambiente, diálogos, reuniões e outros métodos.
4.4.3 – Comunicação:
Para a gestão eficaz do SGA, é necessária a comunicação entre os diferentes níveis.
Não confundir informação com comunicação. Para comunicação eficaz é necessário verificar se a informação foi entendida. A empresa deve definir o que vai comunicar de forma pró-ativa, para quais níveis: quem, quando, como, etc...
A norma já deixa claro que aspectos e impactos ambientais, responsabilidades e autoridades devem ser comunicadas, assim como a política. Pode ser incluído: resultado dos objetivos e metas, resultado das auditorias, resultado da análise crítica, entre outras comunicações.
Esta comunicação é da gestão para os funcionários e deve ser prevista a comunicação dos funcionários para a gestão. A decisão de comunicar ou não os aspectos ambientais de forma pró-ativa para as partes interessadas externas também deve ser explicitamente documentada.
4.4.4 – Documentação:
O SGA deve ser documentado e deve ser estabelecida a estrutura da documentação para facilitar que qualquer pessoa possa entender e acessar os documentos necessários para demonstrar o planejamento, realização, controle das atividades ligadas aos aspectos ambientais significativos e do SGA.
4.4.5 – Controle de Documentos:
Uma vez estabelecida a documentação, ela deve ser controlada para manter-se atualizada.
Um requisito que é negligenciado é como assegurar que a documentação permaneça legível.
O treinamento dos funcionários deve assegurar que em caso de quaisquer danos, extravios ou inadequação, o colaborador solicite a substituição da documentação e nas auditorias internas deve ser verificado se a mesma permanece legível.
4.4.6 – Controle Operacional:
Controle Operacional: deriva diretamente dos aspectos ambientais reais. Como foi dito, todo aspecto ambiental significativo deve ter controle operacional para mitigar ou eliminar possíveis impactos ambientais.
A norma define que procedimentos documentados devem ser estabelecidos, implementados e mantidos onde sua ausência possa acarretar desvios em relação à política, aos objetivos e metas. Justamente no elemento que pede procedimentos documentados, muitas vezes estes não são definidos.
Normalmente, toda empresa tem como aspectos ambientais significativos: a geração de resíduos, principalmente aqueles perigosos (coleta seletiva); geração de efluente destinado a estação de tratamento de efluente; emissões atmosféricas – particulados geralmente destinados a filtro de mangas ou precipitador eletrostático, gases destinados a lavador de gases, cabine de pintura com exaustão e cortina d’água ou filtro seco; separador água/óleo; dique de contenção. Portanto, todos estes equipamentos (processos) necessitam de procedimento documentado.
Lembre-se que existe a interface com as legislações e outros requisitos relacionados aos aspectos ambientais significativos. Por isso que apropriadamente é prática no Brasil adotar requisito legal como filtro para transformar o aspecto em significativo.
Outro controle operacional importante é a manutenção preventiva dos equipamentos cuja falta de manutenção possa causar um impacto ambiental. Portanto, este controle está associado aos equipamentos utilizados nos processos, incluindo aqueles utilizados para prevenção da poluição.
Os aspectos ambientais relacionados aos produtos (inclui aí as entradas dos processos, produtos e insumos necessários para fabricação = consumos e aqueles que saem do processo: geração de resíduos, efluentes emissões, energias) muitas vezes tratados por terceiros (fornecedores e prestadores de serviços); portanto, aplica-se o requisito 4.4.6.C.
Os requisitos a serem atendidos normalmente serão comunicados para os fornecedores que executam as atividades fora da empresa e os procedimentos são comunicados aos prestadores de serviço que executam atividades dentro da empresa, normalmente são aqueles permanentes.
4.4.7 – Preparação de Atendimento à Emergências:
Ligada aos aspectos ambientais potenciais, normalmente será aplicada quando o controle operacional falhar e envolve derramamento de produtos perigosos, incêndio e explosão.
Existe a interface com o controle operacional, pois todos os equipamentos de prevenção ou de resposta às emergências necessitam ser mantidos. Uma vez identificados os cenários potenciais, estes devem ser testados (realização de simulados) para garantir que o procedimento de preparação e resposta à emergência seja eficaz e que as pessoas saibam como agir em situações de emergência.
CHECK DO PDCA
4.5 – Verificação:
4.5.1 – Monitoramento e Medição:
Muitas vezes o monitoramento e a medição são confundidos com o controle operacional, este elemento somente vai dizer se o controle operacional está eficaz ou não.
Exemplo: a medição do pH na ETE somente vai dizer se o controle está correto, porém algumas vezes o pHmetro está ligado a uma válvula dosadora e, portanto, passa a ser um controle operacional. Outro exemplo: a medição de material particulado somente vai demonstrar se o sistema de despoeiramento está eficaz ou não, vai ser necessária uma manutenção para corrigir o desvio.
A norma também pede para monitorar o desempenho ambiental e os objetivos e metas.
Aqueles aspectos ambientais que estão relacionados à legislação devem ser monitorados e medidos para saber se o controle operacional é suficiente para mitigar ou enquadrar o aspecto aos limites estabelecidos.
A norma pede para reter os registros de calibração ou verificação dos instrumentos, isto quer dizer que não são somente os de sua propriedade, mas aqueles utilizados por terceiros também.
4.5.2 – Avaliação do Atendimento a Requisitos Legais e Outros:
Uma vez identificada e acessada a legislação e outros requisitos, e definidos controles operacionais para os aspectos ligados à legislação e outros requisitos, estes devem ser verificados quanto a conformidade. Esta avaliação deve ser em 100% da legislação, incluindo aquelas que não dispõem de obrigações.
No caso de requisitos que definem limites a serem atendidos, a verificação da conformidade não se limita apenas se está ou não fazendo a medição e monitoramento, mas sim se os parâmetros encontram-se dentro dos limites. Uma freqüência habitual para esta avaliação é a anual, durante uma semana.
4.5.3 – Não Conformidade, Ação Corretiva e Ação Preventiva:
Este requisito, juntamente com os objetivos, metas e programas, constitui elementos de melhoria continua do SGA. Para se melhorar algum requisito é necessária uma ação.
Muitas vezes as Organizações não entendem o que é ação de mitigação do impacto. Não obedecendo uma ordem, mas ação de mitigação atua no efeito, a limpeza do local, um contingenciamento (o que fazer até que a causa seja identificada) e a remediação (que pode durar muitos anos), ação que vai atuar no efeito (no caso da qualidade seria a correção).
As Organizações têm dificuldade de abertura de ações preventivas. A grande oportunidade para ações preventivas advém da análise de dados, observação das tendências, atuando antes de ocorrer a não conformidade.
4.5.4 – Controle de Registros:
Os registros são documentos do SGA que servem para demonstrar que as atividades foram realizadas e como tal os registros devem ser controlados para sua fácil identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte.
4.5.5 – Auditoria Interna:
É um dos mais importantes requisitos de controle do SGA, que vai demonstrar se o SGA está em conformidade com o planejado, atende aos requisitos da norma e se foi adequadamente implementado e é mantido.
O resultado da auditoria interna deve ser conclusivo e mostrar que o sistema está melhorando continuamente.
A equipe auditora deve submeter à alta administração sua visão de especialista sobre a eficácia do SGA e cabe a alta administração definir ações para correção do rumo, se necessário, e prover recursos.
ACT DO PDCA
4.6 – Análise Crítica pela Administração:
A decisão da alta administração leva às ações (corretivas ou preventivas ou novos objetivos e metas). Muitas vezes é transferida para a alta administração a atividade de análise dos dados, isto é um erro, a alta administração deve receber os assuntos já analisados pelos especialistas. Cabe a alta administração quaisquer decisões, pois tem a visão macro da empresa, ações relacionadas a possíveis mudanças na política, nos objetivos e metas e em outros elementos do SGA.
Nota - se que se o escopo mudar afeta todo o SGA, se a política mudar afeta os elementos 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3 para baixo e assim por diante conforme o esquema apresentado.
Figura esquemática da ISO 14001:2004:

Finalizando:
Esperamos ter contribuído para melhoria do conhecimento sobre os requisitos da norma ISO 14001:2004 e sua estrutura lógica. Aproveitamos a oportunidade de convidá-los a participar dos cursos do ABS QE, que são direcionados não só para informação, mas também para o aumento da competência dos colaboradores, diferenciado no intuito de desenvolver as necessidades e expectativas dos clientes, adaptando os temas às realidades das organizações.
Artigo preparado pelos auditores:
William Martins e Marcelo Mendes Vicente
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